12b. Muistiotosite — vapaa kirjaus omalta näytöltä

Luku 12 kuvaa kirjaamisen teon. Tämä luku kuvaa näytön, jolta sen tekee ilman laskua. Näytölle pääsee etusivun pääovesta Lisää kuitti tai ostolasku, jonka alla muistiotosite on oma ensimmäinen askel Lisää tosite tai kuitti; sama näyttö on valittavissa myös raporttina Muistiotosite (kirjaus).

Suurin osa kirjanpidon tositteista syntyy jostakin asiakirjasta — myyntilaskusta, ostolaskusta, tiliotteen tapahtumasta. Osa ei synny mistään sellaisesta. Pankin palvelumaksu, lainan korko, omistajan yksityisotto ja -sijoitus, jaksotus, siirto tilien välillä: näistä ei ole laskua, ja hiljaisella yrityksellä ne ovat suurin osa koko vuodesta. Muistiotosite on tosite, jonka rivit kirjoitat itse.

Näytön kulku: neljä askelta, yksi kirjaus

Näyttö lukee alusta loppuun samana neljän askeleen kulkuna, jolla etusivun ovi sen lupaa:

1. Lisää tosite tai kuitti. Ota esiin se, mihin kirjaus perustuu. Kuitin tai muun aineiston voi kiinnittää kirjaukseen myös jälkikäteen — kirjaus ei jää siitä kiinni, ja puuttuva liitos näkyy etusivulla tavallisena työnä, ei esteenä (luku 11).
2. Kerro mitä tapahtui. Tositteen päivä, tositesarja ja selite — selite kertoo lukijalle, mitä kirjattiin ja miksi.
3. Jaa rahat oikeille riveille. Jokainen rivi nimeää tilin oman tilikartan tilinumerolla, puolen — debet tai kredit — ja summan kokonaisina sentteinä.
4. Tallenna täsmälleen yksi kirjaus. Kahdesti painaminen ei kirjaa kahta tositetta.

Jos sama tapahtuma on jo tuotu pankista tiliotteella, sitä ei kirjata täällä toiseen kertaan: molemmat suunnat päätyvät samaan kirjausketjuun (luku 11), ja pankista tuotu rivi ratkaistaan pankkitilin täsmäytyksen näytöllä.

Mitä näytöllä annetaan

Lomake tarjoaa kahdeksan riviä kerrallaan. Tyhjä rivi jätetään huomiotta; puoliksi täytetty rivi ei mene läpi, vaan näyttö kertoo, miltä riviltä puuttuu mitä. Riveillä on sama numero lomakkeella ja kieltäytymisessä.

Kolme sääntöä, jotka kannattaa tietää etukäteen

• Debetien summan on oltava sama kuin kreditien. Jos ei ole, tositetta ei kirjata lainkaan — ja näyttö kertoo, kuinka paljon puuttuu: debet 12990 senttiä, kredit 12980 senttiä, erotus 10 senttiä. Erotus on se, mistä virheellisen rivin löytää.
• Tämä näyttö ei laske eikä johda arvonlisäveroa. Jos tositteessa on veroa, kirjoitat verorivin itse omalle tililleen. Muistiotositteen rivi ei voi kantaa verokantamerkintää, eikä sitä voi lähettää lomakkeelta.
• Sama tosite ei kirjaudu kahdesti. Tositteen tunniste lasketaan siitä, mitä kirjoitit, joten toinen painallus palauttaa saman tositenumeron ja saman sinetin. Hintana on, että kahta täsmälleen samanlaista tositetta ei ole olemassa: jos yritys tosiaan kirjaa saman summan samana päivänä samoille tileille kahdesti, erottele ne selitteessä.

Kirjaaminen vaatii kirjausoikeuden. Katseluoikeudella näyttö kertoo sen ja lomaketta ei ole. Kirjattua muistiotositetta ei muuteta eikä poisteta — virhe korjataan luvun 13 peruutuskirjauksella.

Esimerkki: pankin palvelumaksu ja lainan korko

Maaliskuun tiliotteella on 6,50 euron palvelumaksu ja 123,40 euron korko, kumpikin veloitettu pankkitililtä. Yksi muistiotosite, kolme riviä:

Debet 12 990 senttiä, kredit 12 990 senttiä — tosite tasapainossa, ja se saa tositesarjansa seuraavan numeron. Näytön alalaidassa on luettelo tällä tilikaudella kirjatuista muistiotositteista; päiväkirjassa ne näkyvät kaikkien muiden tositteiden joukossa, sillä kirjanpidolle ei ole väliä, miltä näytöltä tosite tuli.

Kehittäjän tekninen näkymä

Kirjaamiseen on lisäksi erillinen näkymä Tekninen rajapinta (kehittäjille): JSON-muotoinen kirjaus ja hallintalomakkeet, samat rajapinnat, joita ohjelmiston omat testit ajavat. Näkymä vaatii ylläpito-oikeuden, eikä sitä tarvita tavalliseen kirjaamiseen — samat säännöt pätevät siellä kuin muistiotositteella: esikatselu ei kirjaa mitään, ja kieltäytymisen syy näytetään sellaisenaan.