Luku 12b

Muistiotosite — vapaa kirjaus omalta näytöltä

Luku 12 kuvaa kirjaamisen teon. Tämä luku kuvaa näytön, jolta sen tekee ilman laskua. Näytölle pääsee etusivun pääovesta Lisää kuitti tai ostolasku, jonka alla muistiotosite on oma ensimmäinen askel Lisää tosite tai kuitti; sama näyttö on valittavissa myös raporttina Muistiotosite (kirjaus).

Suurin osa kirjanpidon tositteista syntyy jostakin asiakirjasta — myyntilaskusta, ostolaskusta, tiliotteen tapahtumasta. Osa ei synny mistään sellaisesta. Pankin palvelumaksu, lainan korko, omistajan yksityisotto ja -sijoitus, jaksotus, siirto tilien välillä: näistä ei ole laskua, ja hiljaisella yrityksellä ne ovat suurin osa koko vuodesta. Muistiotosite on tosite, jonka rivit kirjoitat itse.

Näytön kulku: neljä askelta, yksi kirjaus

Näyttö lukee alusta loppuun samana neljän askeleen kulkuna, jolla etusivun ovi sen lupaa:

1. Lisää tosite tai kuitti. Ota esiin se, mihin kirjaus perustuu. Kuitin tai muun aineiston voi kiinnittää kirjaukseen myös jälkikäteen — kirjaus ei jää siitä kiinni, ja puuttuva liitos näkyy etusivulla tavallisena työnä, ei esteenä (luku 11).
2. Kerro mitä tapahtui. Tositteen päivä, tositesarja ja selite — selite kertoo lukijalle, mitä kirjattiin ja miksi.
3. Jaa rahat oikeille riveille. Jokainen rivi nimeää tilin oman tilikartan tilinumerolla, puolen — debet tai kredit — ja summan kokonaisina sentteinä. Alv-tilillä liikkuva rivi nimeää lisäksi verokantaleiman; muilla riveillä se jätetään tyhjäksi.
4. Tallenna täsmälleen yksi kirjaus. Kahdesti painaminen ei kirjaa kahta tositetta.

Jos sama tapahtuma on jo tuotu pankista tiliotteella, sitä ei kirjata täällä toiseen kertaan: molemmat suunnat päätyvät samaan kirjausketjuun (luku 11), ja pankista tuotu rivi ratkaistaan pankkitilin täsmäytyksen näytöllä.

Mitä näytöllä annetaan

Lomake tarjoaa kahdeksan riviä kerrallaan. Tyhjä rivi jätetään huomiotta; puoliksi täytetty rivi ei mene läpi, vaan näyttö kertoo, miltä riviltä puuttuu mitä. Riveillä on sama numero lomakkeella ja kieltäytymisessä.

Kolme sääntöä, jotka kannattaa tietää etukäteen

• Debetien summan on oltava sama kuin kreditien. Jos ei ole, tositetta ei kirjata lainkaan — ja näyttö kertoo, kuinka paljon puuttuu: debet 12990 senttiä, kredit 12980 senttiä, erotus 10 senttiä. Erotus on se, mistä virheellisen rivin löytää.
• Tämä näyttö ei laske eikä johda arvonlisäveroa. Jos tositteessa on veroa, kirjoitat verorivin itse omalle tililleen ja kerrot rivin verokantaleiman — mihin verokantaluokkaan se kuuluu. Leima on luokitus, ei laskutoimitus: näyttö ei laske siitä mitään eikä muuta yhtäkään summaa, eikä sitä päätellä summasta tai tilistä. Se on pakollinen riveillä, jotka liikkuvat kirjanpidon omilla alv-tileillä — näyttö nimeää ne tilit lomakkeen yläpuolella — ja tyhjä kaikkialla muualla, koska pankin kululla, korolla ja jaksotuksella ei ole verokantaa. Ilman leimaa alv-tilin rivi ei mene läpi lainkaan, ja näyttö kertoo miltä riviltä ja miltä tililtä se puuttuu. Leimaa ei voi lisätä jälkikäteen: kirjattu tosite on sinetöity, eikä peruutuskirjaus poista puuttuvaa leimaa vaan toistaa sen.
• Sama tosite ei kirjaudu kahdesti. Tositteen tunniste lasketaan siitä, mitä kirjoitit, joten toinen painallus palauttaa saman tositenumeron ja saman sinetin. Hintana on, että kahta täsmälleen samanlaista tositetta ei ole olemassa: jos yritys tosiaan kirjaa saman summan samana päivänä samoille tileille kahdesti, erottele ne selitteessä.

Kirjaaminen vaatii kirjausoikeuden. Katseluoikeudella näyttö kertoo sen ja lomaketta ei ole. Kirjattua muistiotositetta ei muuteta eikä poisteta — virhe korjataan luvun 13 peruutuskirjauksella.

Esimerkki: pankin palvelumaksu ja lainan korko

Maaliskuun tiliotteella on 6,50 euron palvelumaksu ja 123,40 euron korko, kumpikin veloitettu pankkitililtä. Yksi muistiotosite, kolme riviä:

Debet 12 990 senttiä, kredit 12 990 senttiä — tosite tasapainossa, ja se saa tositesarjansa seuraavan numeron. Verokantaleima on tyhjä joka rivillä, koska pankin kululla ja korolla ei ole verokantaa eikä yksikään rivi liiku alv-tilillä. Näytön alalaidassa on luettelo tällä tilikaudella kirjatuista muistiotositteista; päiväkirjassa ne näkyvät kaikkien muiden tositteiden joukossa, sillä kirjanpidolle ei ole väliä, miltä näytöltä tosite tuli.

Esimerkki: muualla laskettu myyntilasku

Tämä on se tapaus, jota varten verokantaleima on olemassa. Lasku on tehty muualla — toisessa järjestelmässä, verkkokaupassa tai kassajärjestelmässä — ja sinä kirjaat sen kirjanpitoon käsin. Ohjelmisto ei laske veroa uudelleen: summat ovat laskulta, ja leima kertoo, mihin verokantaluokkaan verorivi kuuluu.

Lasku 2026-0042: veroton 100,00 euroa, alv 24,00 euroa, yhteensä 124,00 euroa. Kirjoita laskun numero selitteeseen — se on se, mistä tämän tositteen löytää myöhemmin ja mikä sitoo sen alkuperäiseen laskuun. Selite kulkee sinetöitynä tositteen mukana päiväkirjaan, pääkirjaan ja tilintarkastuspakettiin.

Selite: Myyntilasku 2026-0042

Vain rivi 3 saa leiman: se on ainoa rivi, joka liikkuu alv-tilillä. Jos jätät sen tyhjäksi, tositetta ei kirjata lainkaan ja näyttö kertoo, että riviltä 3 puuttuu verokantaleima ja että tili 2939 on kirjanpidon oma alv-tili. Se on tahallista: leimaa ei voi lisätä jälkikäteen, joten kysyminen nyt on ainoa hetki, jolloin asian voi vielä korjata.

Kirjauksen jälkeen myynti näkyy ALV-erittelyssä leiman 25.5 rivillä, ja kausipaketti sekä tilintarkastuspaketti syntyvät normaalisti. Jos laskuja on useita eri verokannoilla, anna kullekin oma leimansa — ne pysyvät erittelyssä omina riveinään eivätkä sekoitu keskenään. Jos lasku osoittautuu vääräksi, korjaa se luvun 13 peruutuskirjauksella: peruutus kantaa saman leiman, joten erittely näyttää oikaistun myynnin nollana eikä kadota sitä.

ALV-erittely itse ei kerro, mistä luku on tullut: se ryhmittelee kaudeittain, leimoittain ja tililajeittain, eikä siinä ole saraketta kirjauksen alkuperälle. Sen näkee kirjanpidosta ja tilintarkastuspaketista, joissa jokainen tosite kertoo, mikä toiminto sen kirjasi — käsin kirjattu muistiotosite erottuu laskun kirjanneesta toiminnosta.

Verokantaleiman kenttä ehdottaa niitä leimoja, joita tämä yritys on jo käyttänyt tai jotka tulevat käyttöön otetusta verokanta-aineistosta. Ehdotus ei ole valinta: kenttä on tavallinen tekstikenttä, mitään ei ole valmiiksi valittuna, ja voit kirjoittaa siihen sen mitä kirjanpitäjäsi kanssa on sovittu.

Kehittäjän tekninen näkymä

Kirjaamiseen on lisäksi erillinen näkymä Tekninen rajapinta (kehittäjille): JSON-muotoinen kirjaus ja hallintalomakkeet, samat rajapinnat, joita ohjelmiston omat testit ajavat. Näkymä vaatii ylläpito-oikeuden, eikä sitä tarvita tavalliseen kirjaamiseen — samat säännöt pätevät siellä kuin muistiotositteella: tarkista tosite esikatselussa ennen tallennusta, ja kieltäytymisen syy näytetään sellaisenaan.