0b. Täydennettävät kirjaukset — mitkä kirjaukset odottavat tositetta

Katso myös pikaohje: Kirjaa ostolasku

Ketjun toinen vaihe (luku 0a) on kirjaa osto tai kiinnitä tosite, ja etusivun tilannerivi kertoo, montako kirjausta odottaa vielä tositetta. Kumpikaan ei kerro, mitkä ne ovat. Luku on ohje etsiä; se ei ole tehtävä, jonka voi tehdä.

Sen kertoo Täydennettävät kirjaukset — lista ketjun alapuolella samalla etusivulla (Kirjanpito, Yrittäjätila). Se ei laske omia lukujaan: se lukee saman rekisterin kuin etusivun laskuri ja kirjanpitoaineiston näkymä, joten samasta kysymyksestä on yhä yksi vastaus eikä kahta.

Yksi tehtävä, kolme asiaa erillään

Jokainen rivi kertoo kolme asiaa, ja ne pidetään tarkoituksella erillään:

Tapahtuma tulee ensin ja kirjanpidon tekniikka vasta sen jälkeen. Toisin päin luettuna rivi on tositesarja ja numero — se on rekisterin järjestys, ja juuri siksi rekisteri ei ole tehtävälista.

Jos kirjaukselle ei ole kirjoitettu kuvausta, rivi sanoo sen: Kirjaukselle ei ole kirjoitettu kuvausta, joten sen sisältö selviää vain tositteesta. Tyhjä kohta olisi tässä huonompi kuin rehellinen lause, sillä juuri näissä kirjauksissa tosite on tärkein.

Tila Täydennettävä on tarkoituksella eri sana kuin kuukauden tilat (ok, kesken, ei valmis). Ne arvioivat kuukautta; tämä kertoo yhdestä kirjauksesta yhden asian: siihen voi vielä lisätä jotain. Se ei ole virhe eikä arvosana. Tila lukee myös tekstinä eikä ole pelkkä väri reunassa.

Mikä puuttuu — nimi luetaan kirjanpidosta, ei arvata

Puuttuva asia nimetään sen mukaan, minä kirjanpito on kirjauksen tallentanut:

• kirjaus, jonka ostolaskun kirjaus itse teki → Ostolasku tai kuitti;
• kaikki muut → Kirjauksen tosite.

Ero näyttää pieneltä ja on koko asian ydin. Samalla listalla voi olla tilikauden päättämiskirjaus, avaava tase, muistiotosite tai pankin ehdotuksesta syntynyt kirjaus. Jos ohjelmisto kertoisi, että tilinpäätöskirjaukselta puuttuu toimittajan lasku, se väittäisi yrityksesi kirjanpidosta jotain, mitä kukaan ei ole kirjannut. Siksi oletusnimi on se, joka on tosi jokaisesta rivistä — ja kuvan esimerkeissä lukee Kirjauksen tosite silloinkin, kun kuvaus puhuu ostolaskusta: kuvaus on vapaata tekstiä, eikä nimeä lueta siitä.

Mitä puuttuva merkintä tarkoittaa — ja mitä se ei tarkoita

Puuttuva merkintä tarkoittaa, ettei kukaan ole vielä kertonut mikä aineisto näitä kirjauksia tukee. Se ei tarkoita, että kuitti olisi kadonnut tai ettei sitä olisi koskaan ollut. Kirjaukset ovat voimassa sellaisina kuin ne on tehty.

Sama lause lukee ruudulla, koska lista näyttää helposti virhelistalta eikä ole sellainen. Listalla on niitä kirjauksia, joista puuttuu tieto siitä, mikä aineisto niitä tukee.

Yksi teko, ja se on tositteen kiinnittäminen

Listan yläpuolella on yksi painike: Kiinnitä tosite kirjaukseen. Se vie näkymään Tositteet ja kirjanpidon aineisto (luku 5g), jossa jo ladattu tiedosto nimetään kirjauksen aineistoksi.

Painike sanoo tosite eikä kuitti samasta syystä kuin puuttuvan asian nimi: se seisoo listan yläpuolella, jolla voi olla myös myynti tai tilikauden päättäminen. Se on myös eri teko kuin etusivun pääovi Lisää kuitti tai ostolasku: pääovi tuo taloon uutta aineistoa, tämä kiinnittää aineistoa kirjaukseen, joka on jo olemassa.

Kiinnittäminen on merkintä kirjauksen rinnalle. Se kertoo, mikä aineisto tukee kirjausta. Tehtyä kirjausta se ei muuta eikä korjaa, eikä ohjelmisto korjaa mitään puolestasi. Jos itse kirjaus on väärin, se oikaistaan omalla oikaisukirjauksella (luku 13).

Pankki on toinen, ja se sanoo miksi

Listan lopussa on linkki pankkitapahtumiin — linkkinä, ei toisena painikkeena. Järjestys on sama kuin ketjussa: tosite ensin, pankkirivi sitten.

Jos et muista mistä kirjaus on, pankkitapahtumista näet mitä on maksettu tai saatu, kenelle ja milloin — se auttaa löytämään oikean tositteen. Pankkirivi ei korvaa kuittia eikä laskua: se kertoo rahan liikkeestä, ei siitä mitä ostettiin tai myytiin.

Pankki on siis väline, jolla oikea tosite löytyy — ei tositteen korvike. Pankkitapahtumien katselu ei myöskään vaadi kirjausoikeutta, joten linkki tarjotaan jokaiselle lukijalle.

Viisi kerrallaan, loput sanotaan ääneen

Lista näyttää enintään viisi tehtävää. Jos niitä on enemmän, listan alla lukee montako odottaa vielä lisäksi ja että kaikki näkyvät kirjanpitoaineiston näkymässä. Loppuja ei pudoteta hiljaisesti pois.

Puhelimessa

Sama lista on mitattu 390 pikselin näytöllä: se mahtuu leveyteen ilman vaakavieritystä, ja yksi teko näkyy ennen tehtäviä.

Jos sinulla on vain katseluoikeus

Aineiston kiinnittäminen vaatii kirjausoikeuden. Ilman sitä näet listan, mutta painikkeen tilalla lukee, että kiinnityksen tekee joku, jolla oikeus on. Näin painike ei kieltäydy vasta seuraavalla näytöllä.

Tyhjä lista ei tarkoita valmista

Jos yksikään tilikauden kirjaus ei ole listalla, näkymä sanoo sen — eikä sano Valmis. Sanaa ei ole tässä näkymässä, eikä siinä ole merkkiä, joka luettaisiin sellaiseksi.

Se ei tarkoita, että kaikki olisi tehty: lista kertoo vain, ettei yhteenkään kirjaukseen ole jäänyt kiinnittämättä aineistoa — ei sitä, että jokainen kuitti olisi kerätty tai tarkastettu.

Mitä lista ei tee

• Se ei kirjaa mitään. Listassa ei ole yhtään lomaketta; jokainen teko tehdään sillä näytöllä, jonne linkki vie.
• Se ei ole toinen mielipide. Kaikki luvut ja rivit tulevat samasta rekisteristä kuin etusivun laskuri ja kirjanpitoaineiston näkymä.
• Se ei vaadi mitään. Lista ei kerro, millainen tositteen on oltava eikä vetoa säädökseen; se kertoo, mikä kirjauksesta puuttuu.

Milloin lista näkyy

Lista on Yrittäjätilan näkymä, kuten ketjukin. Kirjanpitäjätilassa sama kysymys luetaan kirjanpitoaineiston näkymän kohdasta Kirjaukset ilman kiinnitettyä tositetta (luku 5g), joka on täysi luettelo eikä viiden tehtävän poiminta. Tilaa vaihdetaan Kirjanpito-sivun yläreunasta.