Luku 14

Kuukauden päättäminen — ja miksi kuukautta ei lukita

Katso myös pikaohje: Korjaa virhe

Kirjanpidossa ei ole kuukauden lukitusta. Kirjanpito.io:ssa ei ole tekoa, jolla kuukauden sulkisi kirjauksilta, eikä sellaista ole tarkoitus päätellä mistään näytöstä. Tämä on sanottu tässä suoraan, jottei sitä tarvitse päätellä siitä, ettei painiketta löydy.

Kun kuukausi on tarkistettu ja alv käsitelty, kuukausi on tarkistettu, ei lukittu. Käytännössä se tarkoittaa tätä:

• kuukauteen voi yhä kirjata, myös takautuvasti;
• kuukauden virheen korjaa oikaisukirjaus (luku 13) niin kuin minkä tahansa muunkin kuukauden;
• kuukauden voi antaa kirjanpitäjän katselmoitavaksi ja katselmuksen jälkeen korjata, eikä mikään tila estä sitä;
• mikään näistä ei ole peruuttamaton.

Mikä siis jää todisteeksi. Kausipaketti (luku 23b) sinetöi ne luvut, joilla kuukausi tarkistettiin. Se ei estä myöhempää kirjausta — se tekee myöhemmän kirjauksen näkyväksi, koska sinetöityä lukua voi verrata nykyiseen. Tämä on eri asia kuin lukko, ja tarkastajalle usein käyttökelpoisempi: lukko kertoisi vain, ettei muutosta tehty, kun taas kausipaketti ja oikaisujälki kertovat, mitä muutettiin ja milloin.

Mitä tämä vaatii teiltä. Koska ohjelmisto ei estä takautuvaa kirjausta jo ilmoitettuun tai katselmoituun kuukauteen, se on työjärjestely: sopikaa, kuka saa kirjata mennyttä kuukautta ja millä ehdolla. Tämä kannattaa sopia kirjallisesti, kirjanpitäjän kanssa.

Yksi tarkennus, jottei kieltäytyminen tule yllätyksenä. Jos yritys käyttää Kirjanpito.io:n työajanseurantaa, sen saldoraportilla on oma kuukauden lukituksensa — se on eri toiminto ja eri asia kuin kirjanpito. Jos sillä on lukittu kuukausi, myös kirjanpidon kirjaus siihen kuukauteen kieltäytyy. Jos kirjaus kieltäytyy tämän takia, kausi avataan hallitusti työajanseurannan saldoraportilla — siellä, missä lukko on asetettukin; jos työajanseuranta ei ole sinun työtäsi, pyydä avaamista siltä, joka sitä hoitaa. Kirjanpidossa ei ole painiketta tämän lukon asettamiseen eikä avaamiseen; kirjanpito vain näkee lukon ulkopuolisena ehtona, ei kirjanpidon omana tekona.

Ainoa peruuttamaton lukitus on tilikauden päättäminen (luku 21). Sitä ei tehdä kuukausittain eikä siisteyden vuoksi, ja siksi kuukauden tarkistusta ei kannata ajatella pienenä päättämisenä: kuukauden tarkistus on peruttavissa, tilikauden päättäminen ei ole.