P2. Noin viiden hengen yritys

Tilanne. Alv-velvollinen, muutama työntekijä, satakunta tapahtumaa kuussa. Yrittäjä kirjaa, kirjanpitäjä tarkistaa.

Käyttöönotto. Koko tilikartta käyttöön mallista. Kaksi roolia: yrittäjällä accounting.view + accounting.post, kirjanpitäjällä myös accounting.admin. Seurantakohteet vain jos teette projekteja.

Mitä automatisoida.

1. Tiliöintisäännöt — tavoite: valtaosa tiliotteen riveistä tunnistuu itse. Lisää sääntö aina kun sama vastapuoli tulee toista kertaa.
2. Toistuvat kirjaukset vuokralle, vakuutuksille, sopimuksille.
3. Palkkojen kirjaus kirjanpitoon palkka-ajon jälkeen.
4. Myyntilaskujen kirjaus laskutuksesta.

ALV. ALV-erittely ja ALV-laskelma rakentuvat verokannan merkinnälle: ne ryhmittelevät vain ne kirjausrivit, joilla se on. Valmiin myyntilaskun kirjaus tuo verokannan mukanaan, joten myynti näkyy erittelyssä. Käsin tehty muistiotosite ei kysy verokantaa, eikä ostolaskun kirjaus tallenna sitä — ostolaskulla on toimittajan ilmoittama veron määrä, ei verokantaa — joten ne rivit eivät päädy erittelyyn vaikka kirjaukset ovat kirjanpidossa. Kirjaukset eivät katoa: ne näkyvät päiväkirjassa, pääkirjassa ja saldolistalla normaalisti, ja tyhjä erittely kertoo itse miksi se on tyhjä. Kuukausi- tai neljännesjaksossa: katso ALV-erittely ja ALV-laskelma, sovi kirjanpitäjän kanssa mihin ne tällä hetkellä riittävät, anna ilmoitus, kirjaa maksu, lukitse kausi.

Palkat. Palkat lasketaan palkanlaskennassa; Kirjanpito.io:hon kirjataan bruttopalkat, pidätykset ja sivukulut velkoina (luku 25.4). Tarkista kuukausittain Palkkayhteenveto-raportista, että kirjanpidon luvut täsmäävät palkanlaskennan raporttiin — se on tämän kokoluokan tärkein yksittäinen kontrolli.

Verot ja ilmoitukset. Alv-ilmoitus, työnantajasuoritukset, tulorekisteri (palkanlaskennasta), ennakkoverot. Sopikaa kirjanpitäjän kanssa kuka tekee mitäkin — kirjallisesti.

Kuukausirytmi. Tiliote ja ehdotukset → palkkojen kirjaus → täsmäytykset (pankki, ALV, palkat) → kirjanpitäjän tarkistus → ota kausipaketti → lukitse kausi.

Sudenkuopat. ALV-erittelyn vajauden lukeminen merkiksi siitä ettei myyntiä ole — se kertoo vain, ettei niillä riveillä ole verokannan merkintää, jonka vain valmiin myyntilaskun kirjaus tuo; alv-rahojen käyttäminen käyttöpääomana; palkkavelkatilien kasvaminen, mikä tarkoittaa että tilitys on jäänyt kirjaamatta.