4. Mitä sinun on selvitettävä kirjanpitäjältäsi
Katso myös pikaohje: Aloittaminen
Nämä ovat lakisääteisiä tai yrityskohtaisia asioita, joita ohjelmisto ei voi päättää puolestasi eikä arvaa. Käy lista läpi kerran, kirjaa vastaukset ylös, ja tarkista ne vuosittain.
Lue tämä ensin: kertaluontoinen ≠ kuukausittainen. Suurin osa alla olevasta on kertaluontoinen asetus, ei toistuva kysymys. Kun vastaus on kerran annettu ja tarvittava sääntöpaketti hyväksytty, ohjelmisto soveltaa sitä itse joka kuukausi. Tavoitetila on nimenomaan tämä: kirjanpitäjä allekirjoittaa kerran vuodessa ja hoitaa poikkeukset; kuukausikierto hoituu ilman häntä. Luku 4b kertoo, mitkä tämän listan kohdista ohjelmisto jo laskee itse.
Neljää asiaa ei automatisoida, eikä niitä kannata yrittää: tilinpäätöksen allekirjoittaminen (hallituksen oikeustoimi), tilintarkastus silloin kun laki sitä vaatii, lakisääteisen sisällön ensimmäinen hyväksyntä (yksi nimetty henkilö sääntöversiota kohti, ei asiakasta kohti) ja aito harkintatilanne — arvonalentuminen, toiminnan jatkuvuus, poikkeuksellinen liiketapahtuma. Nämä ohjelmisto pyrkii tunnistamaan ja nostamaan esiin, ei kysymään rutiinina.
Juokseva kirjanpito
- Tilikauden pituus ja päättymispäivä.
- Oletteko arvonlisäverovelvollisia, ja mistä alkaen.
- Alv-ilmoitusjakso (kuukausi, neljännes vai vuosi) ja määräpäivät.
- Mitä verokantoja myyntinne kuuluu ja mitä tunnusta niistä käytetään.
- Ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri — kuulutteko.
- Palkkojen käsittely: kuka laskee, kuka ilmoittaa tulorekisteriin. Tämä pilottiversio ei tee palkanlaskentaa eikä ilmoituksia.
- Kirjanpitoaineiston säilytysaika ja -tapa.
Tilinpäätös
- Yrityksen kokoluokka — se ratkaisee, minkä kaavan mukainen tilinpäätös laaditaan ja mitä liitetietoja vaaditaan (luku 22).
- Poistokäytännöt: mitkä hankinnat aktivoidaan taseeseen, millä menetelmällä ja millä ajalla ne poistetaan.
- Jaksotusperiaatteet: miten tilikauden rajan yli menevät tulot ja menot jaksotetaan.
- Varaston arvostus, jos yrityksellä on varastoa.
- Tarvitseeko yritys tilintarkastajan.
- Kuka allekirjoittaa tilinpäätöksen ja milloin se on määrä olla valmis.
Vastauksia ei ole tässä ohjeessa tarkoituksella. Jos jokin ohjelmisto tai opas kertoo sinulle nämä ulkomuistista, älä luota siihen.