Profiili P3

Noin 20 hengen yritys

Tilanne. Useita satoja tapahtumia kuussa, useampi kirjaava henkilö, todennäköisesti projekteja tai osastoja. Talousvastaava tai osa-aikainen controller.

Käyttöönotto. Koko tilikartta ja seurantakohteet heti — projektit tai kustannuspaikat. Roolit erikseen: kirjaavat henkilöt post, talousvastaava admin, johto ja tilintarkastaja view.

Mitä automatisoida.

1. Säännöt niin kattaviksi, että tunnistamattomia rivejä on vain muutama kuussa. Tee tästä mitattava tavoite: jos tunnistamattomia on paljon, sääntöjä puuttuu — ei niin että tiliöit käsin joka kuukausi.
2. Toistuvat kirjaukset kaikelle sopimusperusteiselle.
3. Palkkojen kirjaus ja palkkayhteenvedon täsmäytys vakiokontrolliksi.
4. Seurantakohteiden käyttö kirjaushetkellä — jälkikäteen ei voi kohdistaa.

ALV. Kuukausijakso. Erittely ja laskelma käydään läpi ennen ilmoitusta, ja kausipaketti otetaan heti ilmoituksen jälkeen (luku 23b). Tässä koossa takautuva kirjaus jo ilmoitettuun kuukauteen on todellinen riski: joku kirjaa vahingossa takautuvasti ja jo annettu ilmoitus ei enää vastaa kirjanpitoa. Kirjanpito.io ei estä tätä — kuukauden lukitusta ei ole (luku 14). Kausipaketti tekee eron näkyväksi, koska se sinetöi ne luvut, joilla ilmoitus annettiin, ja loppu on työjärjestely: sopikaa, kuka saa kirjata ilmoitettuun kuukauteen ja millä ehdolla.

Palkat. Palkkaryhmiä voi olla useita. Palkkayhteenveto on johdettu kirjanpidosta, ei palkanlaskennasta, juuri siksi että ero näkyy — tee täsmäytyksestä allekirjoitettu kuukausikontrolli.

Verot ja ilmoitukset. Kuten P2, mutta vastuut nimetään henkilöittäin ja sijaisineen.

Kuukausirytmi. Sama kuin P2 + seurantakohderaportti (projektien kannattavuus) + kausipaketin arkistointi.

Sudenkuopat. Kohdistamattomat rivit kasautuvat; kausipaketti jää ottamatta, jolloin takautuvaa kirjausta ei voi verrata mihinkään; kaksi ihmistä kirjaa saman laskun (tositteen idempotenssiavain estää tuplan vain jos käytätte samaa avainta — sopikaa laskunumerokäytäntö).