Luku 9

Kirjautuminen ja käyttöönotto

Katso myös pikaohje: Aloittaminen

Tässä luvussa otat kirjanpidon käyttöön vaihe vaiheelta ja teet ensimmäisen kirjauksen. Näyttö Kirjanpidon kytkentä näyttää koko ajan, mikä on tehty ja mikä on vuorossa seuraavaksi.

9a. Kirjanpidon kytkentä

Vaiheet tekee henkilö, jolla on kirjanpidon ylläpito-oikeus. Yrityksen omistajalla se on valmiiksi.

Kirjaudu sisään työsähköpostillasi.
Avaa Kirjanpidon kytkentä vasemman valikon kohdasta Asetukset. Kortti Kirjanpidon käyttöönotto luettelee vaiheet, ja tila Seuraavaksi kertoo, minkä vaiheen teet nyt.
Kytke kirjanpito käyttöön: valitse Kytke kirjanpitomoduuli.
Ilmoita kirjanpidon kirja: valitse Ilmoita kirjanpidon kirja ja kerro päivä, josta alkaen yrityksen kirjanpitoa pidetään Kirjanpito.io:ssa. Ilmoitusta ei voi perua tältä näytöltä.
Ilmoita yhtiömuoto: valitse Ilmoita yhtiömuoto. Tarjolla oleva tilikartta riippuu yhtiömuodosta.
Valitse kirjanpitotapa: kahdenkertainen kirjanpito tai maksuluettelo (katso alta).
Valitse tilikartta ja perusta tilit. Tilikartta on luettelo tileistä, joille kirjaukset luokitellaan. Valitse Avaa Tilikartta ja hyväksytyn tilikartan kohdalla Tarkista tämä tilikartta. Käy tilit läpi ja valitse Perusta … tiliä (painikkeessa näkyy perustettavien tilien määrä).
Avaa tilikausi: valitse Avaa tilikausi.
Tee ensimmäinen kirjaus. Tavallisin ensimmäinen tosite on ostolasku tai kulukuitti: valitse Kirjaa ostolasku. Voit aloittaa myös tiliotteen riveistä (Avaa pankkitilin täsmäytys) tai muistiotositteella (Kirjaa muistiotosite).

Kun kirjanpito on kytketty käyttöön, vasempaan valikkoon tulee oma Kirjanpito-osio niille, joilla on oikeus nähdä kirjanpito.

Kirjanpitotapa: kahdenkertainen kirjanpito vai maksuluettelo

Yritys valitsee toisen näistä. Ennen valintaa kumpaankaan ei kirjata.

Kahdenkertainen kirjanpito. Tositteet kirjataan tileille. Tarvitset tilikartan ja avoimen tilikauden, ja kirjaukset näkyvät päiväkirjassa ja pääkirjassa.
Maksuluettelo eli yhdenkertainen kirjanpito. Maksut kirjataan luetteloon rivi kerrallaan kalenterivuosittain. Tilikarttaa ja tilikautta ei tarvita: vaiheiden 7–9 tilalla ovat Avaa maksuluettelo ja Kirjaa maksu.

Maksuluettelo ei ole koko kirjanpito. Siinä eivät näy maksamattomat saatavat ja velat, jaksotukset, käyttöomaisuus eivätkä poistot, eikä siitä saa tilinpäätöstä tai veroilmoituksen lukuja sellaisenaan.

Kirjanpito.io ei valitse kirjanpitotapaa puolestasi, eikä yhtiömuoto ratkaise sitä. Sen, mitä laki yritykseltäsi edellyttää, ratkaiset kirjanpitäjäsi kanssa.

Lisätietoa: kirjanpitotavan vaihtaminen ja aiemmin käyttöön otettu yritys

Maksuluettelosta voi siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon: valitse kahdenkertainen kirjanpito ja vahvista siirtymä. Maksuluettelon rivit jäävät luettaviksi, mutta niihin ei enää kirjata, eikä niitä siirretä pääkirjaan.
Kahdenkertaisesta kirjanpidosta ei voi siirtyä maksuluetteloon, kun pääkirjaan on jo kirjattu.
Jos yritys on kirjannut vain toiseen kirjaan ennen kuin kirjanpitotapaa valittiin, se voi jatkaa samassa kirjassa: valitse Vahvista kirjanpitotapa. Jos kirjauksia on molemmissa, kumpikin on vain luettavissa, kunnes kirjanpitotapa on valittu.
Mitään ei poisteta eikä muuteta, ja jokaisesta valinnasta jää merkintä tapahtumalokiin.

Kun käyttöönotto on kesken

Kortti Kirjanpidon käyttöönotto kertoo jokaisen vaiheen tilan, ja odottava vaihe kertoo, mitä se odottaa. Tavallisimmat tilanteet:

Valikossa ei ole kohtaa Kirjanpidon kytkentä. Joko sinulta puuttuu ylläpito-oikeus, tai kirjanpito ei ole vielä yrityksesi käytettävissä tässä palvelussa. Pyydä yrityksen omistajaa tekemään vaiheet (oikeuksista luvussa 10). Jos yritys tarvitsee kirjanpidon eikä se ole käytettävissä, pyydä palvelun ylläpitäjää avaamaan se.
Tilikartan valinta odottaa. Yhtiömuodollesi ei vielä ole hyväksyttyä tilikarttaa. Sen valmistelee ja hyväksyy palvelun ylläpito, ja sen jälkeen se tulee valittavaksi näkymään Tilikartta. Tilikarttaa ei tarvitse rakentaa itse. Vaiheet, joiden tila on Voi tehdä nyt, voit tehdä jo sitä odottaessasi.
Avoin tilikausi ei kata tätä päivää. Kirjata voi vain avoimen tilikauden päiville. Avaa uusi tilikausi kuluvalle ajalle.

Lisätietoa: vaiheiden tilat

Tila	Tarkoittaa
Valmis	Vaihe on tehty, ja sen edellytykset ovat voimassa.
Seuraavaksi	Vaihe, joka kannattaa tehdä nyt. Tämä tila on kerrallaan vain yhdellä vaiheella.
Voi tehdä nyt	Vaiheen voi tehdä, vaikka se ei ole järjestyksessä seuraava.
Odottaa	Vaihe odottaa aiempaa vaihetta tai tarkistettua aineistoa, kuten hyväksyttyä tilikarttaa. Kortti kertoo syyn.
Ei käytettävissä tässä	Kirjanpito ei ole yrityksen käytettävissä tässä palvelussa.

Lisätietoa: muut keskeneräiset tilanteet

Tilikartta on valittu, mutta tilejä puuttuu. Avaa Tilikartta ja valitun tilikartan tarkistus: se näyttää puuttuvat tilit, ja Perusta … tiliä luo ne. Olemassa olevia tilejä ei muuteta.
Tilit muuttuivat tarkistuksen jälkeen. Perustaminen ei tallenna mitään, ja näytölle tulee uusi tarkistus. Tarkista ja perusta uudelleen.
Tilikartan tili on arkistoitu. Arkistoidulle tilille ei voi kirjata. Palauta tili käyttöön näkymässä Tilikartta (luku 10b).
Tili on eri lajia kuin valitussa tilikartassa. Perustaminen ei muuta olemassa olevaa tiliä, ja kortti kertoo, mistä tilistä on kyse.
Valittua tilikarttaa ei voi lukea. Kortti kertoo syyn. Korjaus kuuluu palvelun ylläpidolle.
Yrityksellä on jo oma tilikartta. Tilit voi perustaa itse näkymän Tilikartta kohdassa Tilien ylläpito itse (edistynyt). Se on edistynyt reitti yritykselle, jolla on oma tilikartta, ei tavallinen käyttöönoton vaihe (luku 22).

Lisätietoa: mitä ilmoitus kirjanpidon kirjasta tarkoittaa

Ilmoitus kertoo, missä järjestelmässä yrityksen kirjanpitoa pidetään ja mistä päivästä alkaen. Se ei siirrä aiempaa kirjanpitoa, perusta tilejä eikä avaa tilikautta; ne ovat omia vaiheitaan. Se ei myöskään ilmoita mitään viranomaiselle. Jos kirjanpito alkoi muualla, katso luku 15.

Ilmoitusta ei voi perua tältä näytöltä. Sama ilmoitus uudelleen samalla päivällä ei muuta mitään. Jos ilmoitat eri päivän, näyttö kertoo, mikä ilmoitus on voimassa. Jokaisesta ilmoituksesta jää merkintä tapahtumalokiin.