Ennen käyttöönottoa

Katso myös pikaohje: Mitä sovellus tekee puolestasi

Ennen kuin yritys käyttää Kirjanpito.io:ta kirjanpidon pääjärjestelmänä, lähtötiedot, vastuut ja kuukausirytmi käydään läpi. Koekäyttö ei ole vielä avoimesti saatavilla.

1. Hyväksytty lähtöaineisto. Tilikartta, tilinpäätöskaava, alv-kohdekartta ja kokoluokkien raja-arvot on kukin tarkistettava lähdettä vasten ja hyväksyttävä nimetyn henkilön toimesta. Ohjelmisto ei käytä luonnosta virallisena sisältönä: toiminto pysyy valmistelussa, kunnes aineisto on tarkistettu ja hyväksytty (luku 22 ja 29).
2. Kirjanpitäjän katselmus. Tilinpäätös, alv-laskelma ja tulorekisteriin liittyvät asiat vaativat kirjanpitäjän kannanoton. Katselmus kirjataan työtilan asetuksiin (accounting.accountant_review) viittauksena, joka nimeää katselmoineen henkilön ja päivämäärän; ilman sitä nämä näkymät näyttävät tilan Odottaa kirjanpitäjän katselmusta.
3. Todennetut alkusaldot. Jos yritys siirtyy toisesta järjestelmästä, alkusaldojen on täsmättävä edellisen tilinpäätöksen taseeseen ja täsmäytys on dokumentoitava (luku 15).
4. Vastuunjako kirjallisesti. Kuka kirjaa, kuka hyväksyy, kuka maksaa, kuka ilmoittaa ja kuka allekirjoittaa. Erityisesti palkoissa Kirjanpito.io ei vielä valvo hyväksynnän eriyttämistä, joten se on järjestettävä työjärjestelynä (luku 25.6 ja 32).
5. Arkistointisuunnitelma. Mihin tilintarkastuspaketit ja tositeaineisto arkistoidaan, kuka vastaa säilytysajoista ja miten aineisto saadaan ulos, jos yritys lopettaa Kirjanpito.io:n käytön (luvut 9c ja 24).
6. Kuukausirytmi käytössä. Täsmäytyslista (luku 5b) tehtynä ja kausipaketti (luku 23b) otettuna joka kuukausi. Kuukautta ei lukita: kirjanpidossa ei ole kuukauden lukitusta, vaan kuukausi tarkistetaan ja todistetaan (luku 14). Kirjanpito, jota ei täsmäytetä kuukausittain, ei ole valmis tilinpäätökseen riippumatta siitä, mikä ohjelmisto sitä pitää.

Kohdat 1 ja 2 ovat hyväksymistekoja, eivät ohjelmistomuutoksia: kun ne on tehty, toiminnot avautuvat ilman uutta versiota. Kohtaa 1 edeltää kuitenkin luontiteko, joka ei ole hyväksyntäteko: aineistoluonnoksen julkaisunäyttö on Kirjanpito.io:n oma ylläpitonäkymä (luku 22).