Kirjaa ostolasku

Lataa toimittajan lasku, tarkista sen tiedot ja kirjaa se. Ostovelka jää avoimeksi eräksi, kunnes kirjaat maksun.

Ostolaskut löytyvät kirjanpidon kohdasta Ostot, näkymästä Ostolaskut ja ostovelka.

Näin kirjaat ostolaskun

1. Lataa kuitti tai lasku. Valitse kohdassa Lisää kuitti tai ostolasku tiedosto (PDF, JPG, PNG tai WebP) ja paina Lataa tiedosto. Tiedosto tallentuu heti, ja tarkistus avautuu laskun viereen. Jo tallennetun laskun saat auki ostolaskuluettelon linkistä Tarkista ja kirjaa.
2. Tarkista tiedot laskun vieressä. Kirjoita tai tarkista toimittaja, laskun numero, päivät, loppusumma, alv ja viite niin kuin ne lukevat laskulla. Valitse kulutili, alv-saamistili ja ostovelkatili; tilin voi hakea numerolla tai nimellä. Puhelimessa painikkeet Lasku ja Tiedot vaihtavat näkymää.
3. Tallenna keskeneräisenä, jos et ehdi loppuun. Painike tallentaa lomakkeen sellaisenaan, myös puuttuvat tiedot. Jatka myöhemmin Ostot-näkymän kohdasta Keskeneräiset ostolaskut painikkeella Jatka. Keskeneräinen lasku näkyy vain sinulle, eikä se ole vielä kirjaus.
4. Paina Tarkista kirjaus. Näet viennit sellaisina kuin ne kirjataan: tilit, debet, kredit, alv-kanta, kirjauspäivä ja ostovelka. Muuta tietoja palaa lomakkeelle tiedot tallessa.
5. Paina Kirjaa osto. Kirjaus syntyy vasta tästä. Tulos näyttää tallennetun tositteen, ja Seuraava lasku avaa seuraavan kirjaamattoman laskun.

Lomakkeella voi olla valmiiksi ehdotuksia: tiedoston automaattisen luvun löytämiä tietoja (Ehdotus tiedostosta — tarkista) tai kulutili tiliöintisäännöstä. Tarkista ne laskulta. Kirjanpitoon tallentuvat ne luvut ja tilit, jotka vahvistat.

Jos jokin tieto puuttuu tai ei kelpaa, virhe näkyy kentän kohdalla ja kirjoittamasi tiedot pysyvät. Sama lasku ei kirjaudu kahdesti, vaikka vahvistus lähtisi uudelleen.

Ostovelka avoimissa erissä

Kun kirjaat laskun, ostovelka menee samalla avoimiin eriin ja ikäjakaumaan. Saajaksi tulee toimittaja, viitteeksi laskun viite tai numero ja eräpäiväksi laskun eräpäivä; Tarkista kirjaus näyttää ne. Ostovelan summa on kirjatun vientirivin summa, eikä sitä kirjoiteta erikseen.

Jos laskulla ei ole eräpäivää, jätä kenttä tyhjäksi. Erä näkyy silloin avoimissa veloissa luokassa Ei eräpäivää, kunnes eräpäivä on sovittu.

Maksa lasku pankissasi

Maksat laskun omassa pankissasi; Kirjanpito.io ei maksa laskuja eikä lähetä mitään pankkiin. Apuna voit käyttää näkymää Maksuohjeet (ei maksa). Se kokoaa avoimista ostoveloista listan maksettavista, ja sen voi tulostaa tarkistuslistaksi.

• Maksettava summa tulee avoimesta erästä, eikä sitä kirjoiteta käsin.
• Saajan tilinumero ja viesti kirjoitetaan laskulta. Tarkista ne laskulta ennen maksamista.
• Sama ostovelka voi olla vain yhdellä voimassa olevalla maksuohjeella. Väärän ohjeen voi perua syyn kanssa, ja se jää näkyviin.
• Maksuohjeella on aina koko avoin erä; osamaksuja maksuohje ei tunne.

Maksuohje ei kirjaa maksua. Kun maksu on tehty, kirjaa se seuraavan kohdan mukaan.

Kirjaa tehty maksu

Kirjaa maksu, kun se on tehty. Kirjaus merkitsee kirjanpitoon jo tapahtuneen maksun eikä siirrä rahaa. Valitse tilanteesi:

• Maksu näkyy jo tiliotteella. Kirjatun ostolaskun tulos luettelee tiliotteen avoimet rivit, joiden summa on täsmälleen laskun avoin ostovelka. Valitse rivin kohdalta Tarkista tämän laskun maksuna. Pankin täsmäytyksessä annat tositesarjan, tarkistat maksun ja vahvistat sen. Sama summa ei vielä todista, että rivi on juuri tämän laskun maksu, joten ohjelma ei valitse riviä puolestasi.
• Maksettu jo? Jos maksoit laskun jo yrityksen rahatililtä, esimerkiksi käteisellä kassasta, valitse kirjatun ostolaskun tuloksessa Maksettu jo?. Valitse rahatili, maksupäivä ja tositesarja. Tarkista maksu näyttää uuden tositteen viennit ja kohdistuksen laskuun, ja Kirjaa maksu ja kohdista ostolaskulle tekee molemmat kerralla. Maksu on aina laskun koko avoin määrä.
• Osamaksu kirjataan muistiotositteena ja kohdistetaan laskun avoimeen erään (Kohdista maksu).

Jos kirjasit maksun kohdasta Maksettu jo? ja raha lähti pankkitililtä, sama maksu tulee myöhemmin tiliotteelle. Kohdista se pankkinäkymän kohdassa Kohdista pankkitapahtuma jo kirjattuun tositteeseen siihen maksutositteeseen, jonka kirjasit. Näin samaa maksua ei kirjata kahdesti. Katso myös ohje Raha ja täsmäytys.

Hyvityslasku ja väärin tallennetut tiedot

Toimittajan hyvityslasku kirjataan omana asiakirjanaan, ei miinusmerkkisenä ostolaskuna:

1. Lataa hyvityslasku kuten ostolasku.
2. Valitse kohdassa Asiakirjan laji Ostohyvitys (hyvityslasku).
3. Valitse Hyvitettävä lasku saman toimittajan kirjatuista ostolaskuista.
4. Anna hyvitettävät summat positiivisina. Kunkin osan vieressä näkyy, paljonko siitä voi vielä hyvittää.
5. Paina Tarkista kirjaus ja Kirjaa ostohyvitys.

Alkuperäinen lasku ja sen kirjaus pysyvät ennallaan. Hyvitys jää avoimeksi eräksi. Jos alkuperäinen lasku on maksamatta, kohdista hyvitys siihen näkymässä Avoimet saatavat ja velat (Kohdista hyvitys alkuperäiseen laskuun). Jos lasku on jo maksettu ja toimittaja palauttaa rahat, kirjaa palautus tiliotteen riviltä Pankkitilin täsmäytys -näkymässä (Kirjaa palautus ja kuittaa ostohyvitys).

Väärin tallennetut laskutiedot. Jos laskulta tallennettu tieto, esimerkiksi summa, on väärin, korjaa se laskun kohdalta (Korjaa luentaa; luenta tarkoittaa laskulta tallennettuja tietoja) ja kirjoita korjauksen syy. Vanha tieto jää näkyviin perusteluineen. Korjaus ei muuta jo tehtyä kirjausta; kirjanpidon virhe korjataan oikaisulla, katso ohje Korjaa virhe.

Laskun tiedot ja oma kirjauksesi

Myyntilaskun luvut tulevat sovelluksen omasta laskennasta. Ostolaskun luvut tulevat toimittajalta, joten ne tarkistetaan ennen kirjaamista. Kirjauksen summat ja tilit ovat sinun päätöksesi, ja ne saavat poiketa laskun tiedoista. Näkymä näyttää laskun tiedot ja kirjatut summat rinnakkain, jotta ero on helppo huomata, mutta ei muuta kumpaakaan. Raportit, alv-luvut ja avoimet ostovelat perustuvat kirjattuihin vientiriveihin.

Kirjaa sisäinen käsittelypäätös

Laskulle voi halutessaan kirjata sisäisen käsittelypäätöksen: valitse Hyväksy käsittely, kirjoita perustelu ja paina Kirjaa päätös. Merkinnän voi perua valinnalla Peru hyväksyntä. Molemmat merkinnät jäävät näkyviin tekijöineen ja aikoineen.

Päätös on yrityksen oma merkintä. Se ei vahvista kirjauksen tai alv-käsittelyn oikeellisuutta eikä maksa laskua, ja laskun voi kirjata ja ottaa maksuohjeelle ilman sitä.

Kirjanpito.io on kehitysvaiheessa; ohje kuvaa nykyisen sovelluksen kirjanpito-osan. Esimerkkien luvut havainnollistavat kirjausten rakennetta — verokannat, raja-arvot ja määräpäivät selvität aina kirjanpitäjältäsi tai viranomaislähteestä.